Opublikowane przezKiedy firma Classen-Pol S.A. zwróciła się do nas o przygotowanie oferty na wdrożenie Systemu Zarządzania Środowiskowego zgodnego z normą PN-EN ISO 14001:2005 wydawało się, że będzie to kolejne typowe wdrożenie realizowane wg ustalonych etapów jakie są powszechnie stosowane przez większość firm konsultingowych. Jednak po szczegółowej analizie wymagań klienta stwierdziliśmy, że tego wdrożenia z dwóch powodów nie można potraktować szablonowo.
Po pierwsze czas na wdrożenie wynosił 4 miesiące i miał być zakończony certyfikacją przez niezależną jednostkę certyfikująca – co przy wymagalności przedstawienia na audycie certyfikującym dowodów z minimum 3 miesięcy funkcjonowania systemu pozostawiało nam miesiąc na opracowanie dokumentacji i ustalenie wymaganych zapisów. Po drugie w firmie nie funkcjonował certyfikowany system zarządzania jakością ISO 9001:2000, który zawiera procedury systemowe i znacznie skraca wdrożenie ISO 14001.
Pomimo tych uwarunkowań przedstawiliśmy ofertę i rozpoczął się okres bardzo intensywniej pracy zarówno z naszej strony jak i przedstawiciela klienta.
Pierwszym etapem wdrożenia był audyt wstępny, mający za zadanie zapoznanie z funkcjonowaniem systemu zarządzania w firmie. Efektem tego audytu był raport stwierdzający wiele niezgodności środowiskowych oraz przedstawiający propozycje działań związanych z porządkowaniem i sprzątaniem firmy zgodnie z zasadami praktyk 5S. Pozwoliło to od początku zaangażować załogę w prace wdrożeniowe i pokazać pracownikom cel i przydatność systemu.
Następnie przystąpiliśmy do identyfikacji i opisu procesów systemu zarządzania oraz identyfikacji aspektów środowiskowych. Celem tych działań było, aby zidentyfikowane procesy pozwoliły firmie na późniejszą integrację systemu ISO 14001 z ISO 9001. Najistotniejszym elementem podczas opisu procesów okazało się określenie danych wejściowych, które zawierały aspekty środowiskowe (wejściowe) związane ze zużyciem zasobów naturalnych i danych wyjściowych z procesów, zawierających aspekty środowiskowe związane z emisjami i odpadami. Był to bardzo żmudny etap, w którym uczestniczył zespół złożony z osób realizujących dane procesy, przedstawicieli komórki ochrony środowiska, Pełnomocnika ds Systemu Zarządzania oraz konsultanta.
Efekty pracy zespołu od razu były zapisywane w arkuszu kalkulacyjnym, dający możliwość bezpośredniej liczbowej oceny aspektu i przedstawienia zidentyfikowanych aspektów środowiskowych w układzie Pareto, co później zostało wykorzystane do identyfikacji aspektów znaczących. Takie systemowe podejście do określania aspektów środowiskowych ujawniło wiele luk w nadzorowaniu oddziaływania firmy na środowisko i pozwoliło niezwłocznie podjąć działania korygujące.
Kolejnymi zrealizowanymi etapami wdrożenia były:
- szkolenie pracowników z wymagań normy ISO 14001, podczas którego omawiano i analizowano aspekty środowiskowe zidentyfikowane w firmie,
- opracowanie dokumentacji (polityka środowiskowa, księga zarządzania, procedury, instrukcje, programy środowiskowe) i udostępnienie jej pracownikom w całości w wersji elektronicznej,
- szkolenie wszystkich pracowników w celu uświadomienia ich roli w systemie zarządzania środowiskowego,
- audyty wewnętrzne oraz przegląd systemu zarządzania sprawdzający efektywność funkcjonowania Systemu Zarządzania Środowiskowego.
Po 4 miesiącach pracy zaprojektowany i wdrożony system zarządzania środowiskowego został pozytywnie zweryfikowany przez audytorów TUV NORD a firma Classen -Pol S.A. została rekomendowana do otrzymania certyfikatu systemu zarządzania środowiskowego zgodnego z PN- EN ISO 14001:2005. Analizując przebieg wdrożenia można stwierdzić, że sukces w tym projekcie udało się osiągnąć przede wszystkim dzięki dwóm czynnikom:
1.Takiemu zaplanowaniu prac, aby etapy wymagające najwięcej czasu na realizację rozpoczynać jak najwcześniej, starając się prowadzić je równolegle.
2.Dużemu zaangażowanie kierownictwa firmy w tym w szczególności pełnomocnika w realizację każdego etapu.
Bez wspomnianych elementów każde wdrożenie systemu zarządzania przeciąga się w czasie, a realizacja złożonych projektów, podobnych do wdrożenia systemu ISO 14001 w firmie Classen-Pol S.A., byłoby praktycznie niemożliwa.