Efektywne zarządzanie działaniami to problem prawie każdej organizacji. Im bardziej złożona struktura, im więcej realizowanych procesów, tym trudniej nadzorować ich realizację, terminowość i odpowiedzialności. Wielorakość podejść, wieloaspektowość tematyki sprawiają często, że trudno jest zapanować nad wszystkimi zagadnieniami i nadzorować je poprzez jeden kanał komunikacyjny. W rezultacie tworzonych jest szereg doraźnych rozwiązań odpowiadających na bieżące potrzeby, które niestety często jeszcze bardziej pogłębiają istniejący chaos.

Odpowiedzią na te problemy może być program proACTION, opracowany jako narzędzie do zarządzania szeroko rozumianymi zagadnieniami i działaniami. Program proACTION pozwala realizować kilka celów jednocześnie: prowadzić rejestrację zagadnień definiowanych w organizacji, definiować związane z nimi działania i przypisywać odpowiedzialność za nie określonym osobom oraz zapewniać nadzór nad terminowością realizacji tych działań. Z drugiej strony, wraz ze stopniowym wypełnianiem treścią program staje się bezcennym źródłem informacji i narzędzie do tworzenia organizacji uczącej się, działające w modelu lessons learned.

Wszystkie organizacje mające do czynienia z działaniami podejmowanymi przez zespoły robocze stykają się z podobnymi problemami:

• działania są podejmowane bez wcześniejszego zaplanowania,
• ich przebieg nie jest wystarczająco nadzorowany (brak informacji o statusie działań)
• odpowiedzialności nie są przypisane w wystarczającym stopniu a jeżeli już są, to ich egzekwowanie pozostaje niezadowalające
• gromadzone dane nie są analizowane, co powoduje, że podejmowane działania są nieefektywne,
• w analizie problemów zbyt małą wagę przykłada się do analizy jakościowej, co wynika z braku „wiedzy zbiorowej” organizacji; w rezultacie często od nowa szuka się rozwiązań, które już kiedyś wdrożono i zweryfikowano,
• na pierwszy plan wysuwa się raportowanie (np. jako główny cel formułowane jest zamknięcie raportu G8D) a nie samą analizę problemów

Rozwiązania zaproponowane w programie proACTION przyczyniają się do wzrostu świadomości członków organizacji. Dzięki temu program proACTION staje się narzędziem do doskonalenia kultury organizacji, skupionej na planowaniu i zapobiegawczości wspartej efektywnym przetwarzaniem danych i dobrą komunikacją.

Najnowsza wersja programu oparta na zaawansowanych komponentach graficznych JavaScript zapewnia komfort pracy tradycyjnej aplikacji „windowsowej” połączony z elastycznością i dostępnością strony WWW.

Podstawowe funkcje programu:

Rejestracja zagadnień wraz z ich pełnym opisem

Program proACTION umożliwia rejestrację dowolnych tematów realizowanych przez organizację. Program powstawał początkowo jako narzędzie do zarządzania reklamacjami, jednak dzięki elastyczności zastosowanych rozwiązań pozwala również na zarządzanie relacjami z klientem, nadzorowanie działań poaudytowych, nadzorowanie działań doskonalących i zapobiegawczych itp. Tego typu tematy tworzą podstawowe jednostki informacji programu proAction, nazywane zagadnieniami.

Poniższy rysunek przedstawia listę zagadnień reklamacyjnych oraz audytowych. Dla każdej pozycji dodatkowo wyświetlana jest informacja o kliencie, planowanych teminach i odpowiedzialnościach. Rysuenk ten ma charakter przykładowy – treść i forma wyświetlanych list może być modyfikowana przez użytkownika.

Po kliknięciu dowolnej pozycji na powyższej liście następuje przejście do formularza, w którym można kontynuować edycję danych. Formularze mogą być dostosowywane do typu zagadnienia (reklamacja, nadzór nad działaniami poaudytowymi itp.), którego dotyczą. Poniższy rysunek przedstawia formularza zagadnienia reklamacyjnego:

W każdym zagadnieniu można rejestrować między innymi:

• data rejestracji zagadnienia
• data wystąpienia problemu/rozpoczęcia zagadnienia
• osoba rejestrująca
• tytuł zagadnienia
• obszar, którego dotyczy zagadnienie (np. jakość, bezpieczeństwo, środowisko)
• klient, którego dotyczy zagadnienie
• osoba kontaktowa u klienta
• źródło zgłoszenia (np. reklamacja klienta, audyt wewnętrzny, wniosek racjonalizatorski)
• charakterystyka ilościowa (np. liczba wykrytych wad)
• numer wyrobu
• osoba odpowiedzialna
• status zagadnienia (etap w cyklu PDCA)
• poziom eskalacji zagadnienia (np. stanowisko, linia produkcyjna, wydział, zakład)
• planowanie i rzeczywiste daty działań natychmiastowych i tymczasowych
• planowana i rzeczywista data zamknięcia zagadnienia

Rejestrowanie działań

W ramach każdego zagadnienia mogą być podejmowane działania, będące określonymi czynnościami, planowanymi do realizacji w zadanym przedziale czasu oraz przypisane określonej osobie. Działania te są bezpośrednio powiązane z danym zagadnieniem i z czasem tworzą powiększającą się listę:

Odpowiednia kolorystyka (definiowania przez użytkownika) wskazuje status poszczególnych działań, co pozwala na łatwą identyfikację tematów jeszcze niezrealizowanych. Dodatkowo dla każdego działania można przypisać krok metodyki Global 8D, co pozwoli później na automatyczne generowanie raportów G8D.

Po wybraniu działania na liście, można przejść do jego szczegółowej edycji

Wyszukiwanie informacji za pomocą filtrów

Jednym z najważniejszych mechanizmów aplikacji proACTION są filtry, umożliwiające użytkownikom wyświetlanie tylko potrzebnych informacji, przedstawionych w dogodnej formie i kolejności. Zawartością i strukturą tych list zarządza indywidualnie każdy użytkownik, dzięki czemu są one idealnie dopasowane do jego potrzeb.

Co ważne, każdy użytkownik może stworzyć dowolną liczbę filtrów dla każdej listy w programie. I tak na przykład można zdefiniować filtr, za pomocą którego zostanie wygenerowana lista zawierająca:

• otwarte tematy reklamacyjne
• reklamacje dla wybranego klienta
• reklamacje dla wybranego klienta, dotyczące konkretnego produktu
• działania, za które odpowiada określony użytkownik
• działania, za które odpowiada określony użytkownik i do tej pory jeszcze nie zamknięte
• działania, za które odpowiada określony użytkownik, do tej pory nie zamknięte i jednocześnie przedawnione
• wszystkie zagadnienia reklamacyjne dla określonego typu wadu
• zagadnienia dotyczące określonego obszaru produkcyjnego
• wszystkie problemy spowodowane określonym typem przyczyny
• wszystkie działania będące wynikiem audytów wewnętrznych i odnoszące się do tematyki bezpieczeństwa

Jak łatwo się domyślić, możliwości definiowania filtrów są praktycznie nieograniczone. Z drugiej strony, wygodny i intuicyjny interfejs sprawia, że organizowanie i poszukiwanie informacji staje się niezwykle proste.

W każdej liście programu dzięki mechanizmom filtrów można:

• dokonywać selekcji informacji według dowolnego kryterium (jak w przedstawionych powyżej przykładach)
• wyświetlać lub ukrywać wybrane kolumny
• zmieniać kolejność i szerokość kolumn
• definiować liczbę wierszy wyświetlanych na stronie
• wprowadzać grupowanie według dowolnej kolumny
• zapamiętywać wprowadzone ustawienia pod przyjaznymi nazwami

Ustawienia te są zapamiętywane oddzielnie dla każdego użytkownika, co pozwala uzyskać maksymalną perso-nalizację programu:

Przykłady użycia filtrów

Przykład 1: Lista reklamacji zewnętrznych (filtr Typ = REK) dotyczących klienta ABC (filtr Klient = ABC)

Jak widać na powyższym obrazie, dwa zagadnienia mają status „zamknięty” (kolor zielony) natomiast jedno status „nowy” (kolor czerwony). Dodatkowo przekroczone terminy planowane są wyróżnione czerwoną czcionką.

Przykład 2: Lista zagadnień, za które odpowiedzialny jest użytkownik Piotr Stokłosa (filtr Odpowiedzialny: Piotr Stokłosa), które jeszcze nie zostały zrealizowane (filtr Status: # < '4′), posortowana według terminu planowanego (najwcześniejsze terminy na początku).

Korzystając z podobnego filtra użytkownik może na bieżąco śledzić wszystkie zagadnienia (np. reklamacje), za któ-re jest odpowiedzialny i które jeszcze nie zostały zamknięte.

Przykład 3: Lista działań zarejestrowanych przez Piotra Stokłosę (filtr Rejestrujący: Piotr Stokłosa) których plano-wany termin zakończenia już upłynął (filtr Termin planowany: # < getdate()), lecz nie zostały jeszcze zamknięte (filtr Status: # < ’04’) i występujących w zagadnieniach audytowych.

Jak widać w powyższym przykładzie, możliwe jest również filtrowanie działań występujących we wszystkich zagadnieniach. Dzięki temu łatwo można sprawować nadzór nad terminowością ich realizacji, niezależnie od tego, z jakim zagadnieniem się wiążą.

Na przykład audytor wewnętrzny może w ten sposób nadzorować listę działań, które sam zarejestrował, lecz za których realizację są odpowiedzialne inne osoby. Mogą to być na przykład działania korygujące, będące efektem wielu różnych audytów. Dodatkowo poszczególne działania zostały pogrupowane według pola typ.

Definiowanie zespołów problemowych

Do każdego zagadnienia można przypisać zespół. W skład zespołu mogą wchodzić wszyscy zarejestrowani użytkownicy programu. Do każdego członka zespołu można przypisać jego rolę w ramach danego zagadnienia oraz określić, czy będzie powiadamiany o nowych zdarzeniach związanych z tym zagadnieniem.

W trakcie dopisywania do zespołu nowej osoby, otrzymuje ona maila z zaproszeniem do zespołu. Potwierdzenie zaproszenia jest widoczne w formie statusu członka zespołu. Dzięki temu mechanizmowi liderzy zespołów mają bieżącą informację, czy zainteresowane osoby zapoznały się z tematem.

Osoby należące do zespołu są powiadamiane o zmianach zachodzących w zagadnieniu. Powiadomienia mogą być generowane w wyniku aktywności użytkowników (np. zmiana statusu zagadnienia, podjęcie nowych działań itp.) lub na skutek zaistnienia określonych warunków (np. przekroczenie planowanego terminu realizacji). Powiadamianie jest realizowane drogą mailową, na adres podany w ustawieniach konta użytkownika.

Listy słownikowe

Jednym z głównych powodów, dla których systemy rejestracji i analizy danych funkcjonują mało wydajnie, jest niespójność gromadzonych danych. Jej najczęstszą przyczyną jest dowolność wartości wpisywanych w polach tekstowych, co z kolei często uniemożliwia dokonywanie podsumowań (drobne różnice we wpisach, błędy literowe powodują, że te same z założenia wartości są traktowane jako różne).

W związku z tym we wszystkich przypadkach, w których ma to uzasadnienie wartości w polach dotyczących pro-blemów i działań są wybierane z list słownikowych definiowanych przez użytkowników. W programie proAction dostępne są między innymi następujące listy słownikowe:

• użytkownicy
• klienci
• produkty
• typy działań
• typy zagadnień
• statusy (wraz z definiowalną kolorystyką)
• kody wad
• kody przyczyn

Poniższy rysunek przedstawia przykładową użytkownika, zawierającą dostępne typy wad:

Tak zdefiniowania lista jest następnie dostępna w odpowiednich polach formularzy, które nie dopuszczają wprowadzania innych wartości niż zdefiniowane:

Jak widać na powyższym rysunku, użytkownik nie musi pamiętać dokładnego kodu wady – wystarczy, że poda dowolny ciąg znaków zawierający się w symbolu wady lub jej opisie, a następni wyświetlenie automatycznych podpowiedzi, zawężanych z każdą kolejno wprowadzaną literą.

Dzięki takiemu rozwiązaniu, wprowadzania danych jest zarówno szybkie jak i gwarantujące spójność zapisywanych informacji.

Ułatwienia przy wyszukiwaniu kontaktów

We wszystkich polach zawierających informacje osobowe dostępne są przyciski umożliwiające szybkie uzyskanie adresu email lub numeru telefonu do osoby odpowiedzialnej za zagadnienie lub działanie, jak również do przedstawiciela klienta:

Mechanizmy raportowania

Program proRATE umożliwia definiowanie raportów w dowolnym układzie, zgodnym z potrzebami organizacji. W szczególności wprowadzono ułatwienia związane z generowaniem raportów reklamacyjnych (np. raporty G8D, wy-druki Quality Alert, zestawienia reklamacji itp.). Raporty mogą być dostosowywany do układu oczekiwanego przez klienta.

Przykładowy raport jakościowy:

Przykładowy raport Global 8D:

Widoczne na wydruku rysunki są przechowywane w bazie danych. Dodatkowo, dzięki odpowiedniej klasyfikacji działań program automatycznie grupuje je zgodnie z metodyką Globa 8D.

Raporty umożliwiają również analizę ilościową zgromadzonych danych w formie tabelarycznej lub w formie wykresów. Użytkownik za pomocą okna parametrów generuje ustawienia wykresu, pozwalające mu np. uzyskać analizę Pareto zrealizowaną w dowolnym przekroju danych

Dane mogą być eksportowane do formatu HTML, PDF lub XLS. Zastosowania ostatniej opcji pozwala na dalszą obróbkę raportu.

Moduły językowe

Program oferuje obecnie trzy interfejsy językowe: polski, angielski i czeski. Interfejs jest przypisany indywidualnie do określonego użytkownika, co pozwala na wygodne korzystanie z programu w organizacjach wielonarodowych. Na życzenie klienta możemy przygotować dalsze moduły językowe.