W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu biznesowym monitorowanie stanu organizacji raz lub kilka razy do roku, w formie tak zwanych przeglądów zarządzania, jest niewystarczające. Potrzebne są narzędzia, które dostarczają informacji o kluczowych miernikach procesowych 

(KPI – Key Process Indicators) w trybie natychmiastowym, online. Większość firm mierzy się z tym tematem próbując tworzyć mniej lub bardziej skomplikowane arkusze kalkulacyjne. Szybko jednak przekonują się, że wobec złożoności i ilości przetwarzanych informacji takie rozwiązania są niewystarczające. 

Rozwiązania tradycyjne – opis problemu

Propozycją rozwiązania wspomnianych problemów jest oprogramowanie proRATE rozwijane i doskonalone przez firmę Pronost od ponad 8 lat. Inspiracją do jego powstania były właśnie liczne trudności, jakie obserwowaliśmy w firmach próbujących realizować wymagania ISO 9001 a w szczególności ISO/TS 16949, odnoszące się do konieczności monitorowania osiągania celów oraz trendów mierników KPI (punkt 5.6.1 w ISO 9001 oraz 5.6.1.1. w ISO/TS 16949).

Główne problemy, z jakimi borykają się firmy wdrażające analizę miernikową, można sformułować w kilku punktach:

1. Brak standaryzacji w sposobach zbierania i prezentowania wyników poszczególnych mierników – zjawisko to staje się szczególnie dotkliwe w dużych organizacjach, gdzie często pojawiają się lokalne „polityki” oraz modele analizy danych, specyficzne dla wybranych działów lub innych jednostek.
   
2. Rozproszenie danych wynikające przede wszystkim z gromadzenia ich w różnych plikach i miejscach, które nie zawsze są dobrze nadzorowane a w skrajnych przypadkach bywają przechowywane na lokalnych dyskach użytkowników.
   
3. Niemożliwe lub bardzo trudne analityczne przetwarzanie danych, wynikające głównie z poprzedniej uwagi. Każdy doświadczony użytkownik arkusza kalkulacyjnego potwierdzi, że jest to niezwykle elastyczne narzędzie jeżeli chodzi o szybką obróbkę niewielkich ilości danych, gdy jednak pojawi się kwestia przygotowania złożonych analiz odwołujących się do wielu źródeł, w których ukryte są jeszcze dodatkowe zależności, zwykle kończy się to porażką a co najwyżej połowicznym sukcesem. Aby uświadomić sobie ten problem, wystarczy wyobrazić sobie sytuację, gdy konieczne jest stworzenie nowego miernika, opartego na danych z innych mierników podstawowych, przy czym nie mamy pewności co do poprawności i jednorodności struktur danych źródłowych.
   
4. Nadmiarowość i brak integralności danych – ze wspomnianych powyżej dwóch powodów dane są często kopiowane do nowych plików, gdzie zostają poddane dalszej obróbce. W rezultacie dane te stają się redundantne a stąd już tylko krok do utraty ich integralności – wystarczy, że w jednym ze zduplikowanych zestawów ulegnie zmianie część informacji, a dane w obu zbiorach staną się niespójne. Konsekwencje takiej sytuacji są łatwe do przewidzenia – prędzej czy później w analizach pojawią się błędy i sprzeczności.
   
5. Słabe bezpieczeństwo danych to również jedna z wrodzonych cech arkusza kalkulacyjnego. Staje się ona szczególnie dotkliwa w sytuacji, gdy do tego samego pliku ma dostęp wielu użytkowników. Istnieje przy tym duże ryzyko, że informacje takie ulegną celowemu lub przypadkowemu przekłamaniu. W przypadku arkusza kalkulacyjnego prześledzenie historii i znalezienie przyczyny ewentualnych niespójności oraz błędów jest praktycznie niemożliwe.

To tylko najważniejsze problemy, jakie pojawiają się w przypadku doraźnie tworzonych systemów zarządzania miernikami organizacji, przedstawiają one jednak skalę problemu. Co więcej, problemy te narastają w wykładniczym tempie wraz z rozwojem organizacji. Wtedy coraz częściej dochodzimy do wniosku, że wspólny dysk sieciowy to za mało, by efektywnie zarządzać danymi.

Podstawowe funkcjonalności proRATE

Odpowiedzią na te wyzwania musi być dedykowane oprogramowanie, zaprojektowane specjalnie z myślą o analizie danych w dużych organizacjach i zdejmujące z użytkowników ciężar zapewniania integralności i bezpieczeństwa danych. Rozwiązaniem takim może być oprogramowanie proRATE, działające w środowisku typu klient-serwer, zapewniające bezpieczny dostęp do danych dla dowolnej liczby użytkowników oraz gwarantujące poprawne i wielopłaszczyznowe przetwarzanie informacji.

W swoich podstawowych założeniach program proRATE miał sformułowany cel, który dotyczy wszystkich systemów analizy miernikowej – przedstawienie osiągów danego miernika w układzie czasowym (w odniesieniu do upływającego czasu), z określeniem stopnia spełnienia celu oraz wyznaczeniem trendu. Poniższy rysunek przedstawia typowy wykres generowany przez program proRATE, prezentujący wszystkie wspomniane elementy, czyli osiągi miernika, założony cel oraz trend w analizowanym okresie. Warto tu również wspomnieć, że program zapewnia prezentację danych w tzw. rollingu – wraz z pojawieniem się nowego zapisu do wykresu dodawany jest kolejny punkt a najstarszy znika. Dzięki temu wykres prezentuje stan miernika zawsza za n okresów wstecz (wartość n jest ustalana przez użytkownika).

Dane służące do wygenerowania wykresu mogą pochodzić z różnych źródeł. Najprostszym ale jednocześnie najmniej efektywnym sposobem jest ich ręczne wprowadzenie do programu, na przykład w tabeli podobnej do przedstawionej poniżej. Innym, znacznie wygodniejszym źródłem danych mogą być różne systemy bazodanowe, z których dane mogę być automatycznie importowane do bazy danych programu proRATE.

Mierniki pochodne

Jak dotychczas wszystkie omówione mechanizmy niewiele wybiegają poza możliwości arkusza kalkulacyjnego. Czas więc na przedstawienie pierwszej istotnej różnicy. Otóż źródłem danych dla kolejnego miernika mogą być dane pochodzące z innych mierników. Powstają w ten sposób tzw. mierniki pochodne. Struktura miernika pochodnego jest definiowana w postaci formuły (przykład na poniższym rysunku). Z kolei mechanizmy programu zapewniają, że dane prezentowane w mierniku pochodnym zawsze odzwierciedlają stan swoich mierników składowych. Dzięki temu gwarantowana jest integralność informacji w całej strukturze danych (jakakolwiek zmiana wartości miernika źródłowego powoduje automatyczne przeliczenie wszystkich wartości mierników pochodnych, w których występuje miernik źródłowy).

Mierniki pochodne mogą być źródłem danych dla kolejnych mierników wyższego poziomu, co pozwala tworzyć dowolnie złożone, wielopoziomowe struktury drzewiaste – z jednej strony wchodzące głęboko w strukturę organizacji a z drugiej zwracające automatycznie wskaźniki biznesowe najwyższego poziomu. Dzięki dobrze zaplanowanej strukturze mierników możliwe jest analizowanie danych w przekrojach poziomych i pionowych

Importowanie danych

Jak już wspomniano, oprogramowanie proRATE zapewnia również integrację z istniejącymi systemami przetwarzania danych. Dzięki wygodnemu modułowi importu możliwe jest automatyczne zaciąganie danych z prawie każdego systemu bazodanowego w organizacji. Takie rozwiązanie w połączeniu z mechanizmem mierników pochodnych pozwala zautomatyzować większość operacji związanych z aktualizacją danych. Na przykład, program proRATE może importować dane o produkcji zmianowej z systemu SAP, a następnie prezentować te informacje w układzie tygodniowym, miesięcznym lub kwartalnym. W zależności od szczegółowości analizy, dane te mogą być podzielone na klientów, działy itp.

Zaawansowane funkcje prezentacji danych

Z uwagi na złożoność potrzeb przetwarzania danych program proRATE nie tylko umożliwia wizualizację uzyskanych wyników, ale również ich złożone przetwarzanie. W szczególności możliwe jest budowanie formuł realizujących operacje agregacji (np. sumowanie wyników dziennych w wyniki tygodniowe, miesięczne itp.). Dla celów analitycznych możliwe jest również zestawienia wielu różnych mierników na jednym wykresie.

Narzędzia dla menadżerów – zestawienie zbiorcze i raport analityczny

Program proRATE został stworzony z myślą o wszystkich szczeblach organizacji, jednak największy korzyści z jego stosowania odczują menadżerowie, ponieważ w syntetyczny sposób udostępni im kluczowe informacje o procesach i działach organizacji. W tym celu program oferuje między innymi zestawienie zbiorcze, prezentujące bieżące wyniki poszczególnych mierników w różnych procesach i obszarach. Prezentowaną tabelę można również traktować jako przegląd zarządzania „online”, ponieważ zawiera ona informacje o trendach i osiągnięciach lub przekroczeniach celów dla wszystkich mierników organizacji.

Kolejnym narzędziem dla menadżerów jest zestawienie analityczne, prezentujące wartości mierników z perspektywy dowolnego okresu czasu. Pozwala ono wyłowić te okresy, w których mierniki nie osiągały założonych celów. Co więcej, narzędzie to posiada unikatową właściwość,  pozwalającą na analizę mierników gromadzonych z dowolną rozdzielczością czasową (od sekund po lata) wzdłuż jednej osi czasu. Takie rozwiązanie zapewnia szybkie wykrywanie momentów, w których miernik nie osiągał zadanego poziomu.

Bezpieczeństwo danych

Użytkownicy uzyskują dostęp do programu po zalogowaniu się z użyciem zdefiniowanego konta i hasła. To z kolei determinuje zakres uprawnień, jakimi będą dysponować. W ten sposób można łatwo zapewnić bezpieczeństwo danych, zezwalając np. na ich modyfikację tylko wybranemu użytkownikowi. Z drugiej strony, uprawnienia mogą również dotyczyć dostępności danych do odczytu, co z kolei pozwala na ukrycie danych wrażliwych przed nieupoważnionymi odbiorcami.

Wygodny system raportowania

Gromadzone informacje mogą być prezentowane bezpośrednio w programie proRATE, często jednak pojawia się potrzeba przeniesienia wykresów lub zapisów do innej formy prezentacji – np. jako wydruków umieszczanych na hali produkcyjnej czy jako grafik dołączanych do prezentacji czy stron WWW. Realizację tych celów umożliwia moduł raportujący, w którym dostępny jest zestaw typowych wydruków i który oferuje możliwość definiowania własnych szablonów.

Jak wynika z przedstawionego omówienia, oprogramowanie proRATE pozwala rozwiązać większość problemów opisanych na początku artykułu. proRATE oferuje również szereg innych ciekawych narzędzi, których nie omówiono w tym artykule. W przypadku zainteresowania dodatkowymi szczegółami na temat oprogramowania proRATE oraz zasad jego zakupu, prosimy o kontakt: biuro@pronost.pl.